Een overzichtelijk werkblad garandeert geen correcte gegevens. Vergelijk de transacties van een naar Excel omgezet afschrift vóór gebruik met de oorspronkelijke PDF.
Verzamel alle pagina’s
Controleer de rekening en de afschriftperiode. Bewaar de oorspronkelijke PDF en vervang onscherpe of onvolledige scans.
Als perioden overlappen, identificeer dan gedeelde pagina’s voordat u de transacties samenvoegt. Een export kan een ontbrekende pagina niet reconstrueren.
Controleer de datums
Maak onderscheid tussen transactiedatum en valutadatum. Controleer de volgorde van dag en maand en omschrijvingen die meerdere regels beslaan.
Controleer transacties uit de hele periode, vooral rond een maandwisseling. Een ingekorte omschrijving kan een nuttige referentie verbergen.
Controleer de bedragen
Controleer afschrijvingen, bijschrijvingen en decimaaltekens. Vergelijk beschikbare saldi; verzin geen boeking om een verschil te verbergen.
Als het afschrift een begin- en eindsaldo bevat, vergelijk dan de verandering met de transacties. Hanteer consequent dezelfde tekens voor positieve en negatieve bedragen.
Onderzoek mogelijke dubbelen
Vergelijk datum, bedrag, omschrijving en referentie. Twee identieke betalingen kunnen echt zijn. Houd valuta’s gescheiden.
Controleer ook of herhaalde koppen, subtotalen of paginasaldi als transacties zijn opgenomen. Verwijder nooit een regel uitsluitend op basis van het bedrag.
Test de export
Open het bestand en controleer de eerste en laatste regels. Behoud voorloopnullen en raadpleeg de importinstructies van de doelsoftware.
Controleer bij CSV het scheidingsteken en de codering. Een beschikbaar exportformaat wordt niet automatisch door elke softwareversie geaccepteerd.
Controleer met Manualess
Manualess ondersteunt extractie, vergelijking met het brondocument, correcties en export. Zoek onzekere regels uit; vul ontbrekende waarden niet op basis van aannames in.
Houd het brondocument tijdens de controle bij de hand. Controleer het bestand aan de hand van een verifieerbaar afschrift voordat u het proces op andere documenten toepast.