Ένα καλοσχεδιασμένο φύλλο δεν εγγυάται ακριβή δεδομένα. Πριν χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο που μετατράπηκε σε Excel, συγκρίνετε τις συναλλαγές με το αρχικό PDF.
Συγκεντρώστε όλες τις σελίδες
Ελέγξτε τον λογαριασμό και την περίοδο του αντιγράφου. Κρατήστε το αρχικό PDF και αντικαταστήστε θολές ή ελλιπείς σαρώσεις.
Όταν οι περίοδοι επικαλύπτονται, εντοπίστε τις κοινές σελίδες πριν ενώσετε τις συναλλαγές. Η εξαγωγή δεν μπορεί να ανασυνθέσει μια σελίδα που λείπει.
Ελέγξτε τις ημερομηνίες
Διακρίνετε την ημερομηνία συναλλαγής από την ημερομηνία αξίας. Ελέγξτε τη σειρά ημέρας/μήνα και τις περιγραφές που εκτείνονται σε πολλές γραμμές.
Ελέγξτε συναλλαγές από ολόκληρη την περίοδο, ιδιαίτερα κοντά στην αλλαγή του μήνα. Μια συντομευμένη περιγραφή μπορεί να κρύβει χρήσιμη αναφορά.
Επαληθεύστε τα ποσά
Ελέγξτε χρεώσεις, πιστώσεις και δεκαδικούς διαχωριστές. Συγκρίνετε τα διαθέσιμα υπόλοιπα· μην επινοείτε εγγραφή για να κρύψετε μια διαφορά.
Αν το αντίγραφο περιλαμβάνει αρχικό και τελικό υπόλοιπο, συμφωνήστε τη μεταβολή τους με τις συναλλαγές. Διατηρήστε συνεπή χρήση των προσήμων.
Εξετάστε πιθανά διπλότυπα
Συγκρίνετε ημερομηνία, ποσό, περιγραφή και αναφορά. Δύο ίδιες πληρωμές μπορεί να είναι πραγματικές. Κρατήστε τα νομίσματα χωριστά.
Ελέγξτε επίσης μήπως επαναλαμβανόμενες επικεφαλίδες, μερικά αθροίσματα ή υπόλοιπα σελίδων έγιναν συναλλαγές. Μη διαγράφετε γραμμή μόνο βάσει του ποσού.
Δοκιμάστε την εξαγωγή
Ανοίξτε το αρχείο και ελέγξτε τις πρώτες και τελευταίες γραμμές. Διατηρήστε τα αρχικά μηδενικά και διαβάστε τις οδηγίες εισαγωγής του προγράμματος προορισμού.
Για CSV, ελέγξτε τον διαχωριστή και την κωδικοποίηση. Ένας διαθέσιμος τύπος εξαγωγής δεν γίνεται αυτόματα δεκτός από όλες τις εκδόσεις ενός προγράμματος.
Ελέγξτε με το Manualess
Το Manualess επιτρέπει εξαγωγή δεδομένων, σύγκριση με το αρχικό έγγραφο, διορθώσεις και εξαγωγή αρχείου. Διευκρινίστε τις αβέβαιες γραμμές· μη συμπληρώνετε ελλείπουσες τιμές με υποθέσεις.
Κρατήστε το αρχικό έγγραφο διαθέσιμο κατά τον έλεγχο. Επαληθεύστε το αρχείο με ένα αντίγραφο που μπορείτε να ελέγξετε πριν εφαρμόσετε τη διαδικασία σε άλλα έγγραφα.